1系统概况

　　1.1系统背景

　　在对考勤管理是企业日常行政管理的一种基本活动，考勤管理是否公正、公平和科学，直接反映了企业的管理水平，避免人事纠纷，对企业的效益有积极的促进作用。因此，作为各***管理者对人事考勤的管理要求相对较高，不断的采用新的技术手段进行考勤管理，不断改进考勤方法。

　　采用指纹识别技术进行考勤管理的***大优点是：杜绝代打卡考勤。传统的考勤方法主要有：口头点名、手工登记、考勤钟、密码、IC卡等等方式。口头点名、手工登记需要专门派人实时监督管理，造成人力资源浪费，同时需要监督人有较高的职业素养，既是这样在日常考勤中，也经常会发生争执和考勤的不公正、不公平性;而考勤钟、密码、IC卡等电子考勤方法，虽然减少了专人实时监督管理，但是考勤钟卡片可以让别人打卡，密码可以告诉别人，IC卡可以借给别人，往往是考勤流于形式，不能满足各***管理者的要求。

　　采用考勤管理系统进行考勤管理的***大优点是：自动统计，减少人力劳动成本。传统的考勤统计方法主要有：人工核对、口头记录等等方式。考勤记录通过各种方式进行登记，月底通过专人对每条考勤记录进行人工核对，效率低，容易出错，不可避免产生人事纠纷。

　　综上所述，作为企业人事管理者代表，必须对考勤管理的重要性、科学性有充分的认识。新技术的应用必然带来新的学习和新的思路变革，正确的使用新工具必然会对我们的工作效率有较大的提高。

　　1.2系统架构

　　企业全辖指纹考勤系统采用B/S架构，全省统一联网，全辖在岗员工统一采用指纹进行考勤打卡。

　　在河南设置后台服务器，服务器安装SQL Server 2000及以上数据库，操作系统为Windows 2003 Sever，同时安装WEB考勤服务器软件以及考勤机通信服务。

　　1.3系统***点说明

　　企业全辖员工指纹考勤管理系统采用分布式考勤，集中处理方案。在职员工分布考勤，考勤记录和考勤统计集中处理。该考勤系统采用各***部门垂直控制和各***部门区域扁平控制管理方法。垂直管理以各***现有上下***辖属关系而建立，区域扁平管理以各***在区域内相互关系而建立。

　　1、考勤人员的信息分布存储在即使考勤机不能和后台服务器实时通信，各考勤机也能进行考勤，但是考勤记录不能实时传送到后台服务器，一旦考勤机和后台服务器通信恢复，考勤记录自动向后台服务器传送，单台考勤机可存储13万条考勤记录。

　　1.4系统容量

　　企业全辖员工指纹考勤管理系统基河南新交际管理能力如下：

　　后台采用SQL Server 2000及以上版本数据库

　　可管理机构数(包括、地州中心支公司、县营销网点在内)≤1000

　　可管理员工人数≤15000

　　可管理在线考勤机数量≤500

　　每台考勤机可使用员工数≤1000

　　报表统计时间周期≤2月

　　后台服务器可存储考勤记录数≤1000万

　　2 系统功能

　　WEB考勤系统主要包括两大类功能模块：基本信息建立模块(初始化)和日常考勤管理模块。主页面如下，主要包括功能菜单区和快捷主页面区。

　　基本信息建立主要包括：部门管理、员工管理、班次管理、员工排班四个基本功能模块。主要为员工的考勤建立基本信息档案。

　　日常考勤管理主要包括：报表生成、补签处理、出差请假、连接考勤机四个基本功能模块。主要为日常人力资源管理部门为员工进行考勤统计，生成各种考勤报表。

　　2.1系统初始化

　　企业全辖指纹考勤系统建立初期，必须先对系统进行各种初始化。初始化方式采用自动和手工相结合的方式进行。

　　2.1.1建立部门机构表：依据现有部门机构关系建立部门机构表。比如河南、地州中心支公司、县营销网点等等机构，以及机构内各部门。这些数据可以通过EXCEL表格自动导入完成，也可以通过手工输入逐一建立。

　　2.1.2建立员工信息表：依据现有在岗员工基本信息建立员工信息表。这些数据可以通过EXCEL表格自动导入完成，也可以通过手工输入逐一建立。员工指纹信息的采集分两种方式进行：一种是通过光学指纹仪集中采集，以地州为单位进行;一种是通过光学考勤机分布注册。

　　2.1.3考勤设置：依据全省考勤制度，统一建立考勤规则制度，比如假类设置、节假日设置、各种上下班时间段，各种上下班班次等。这些数据一般通过手工输入逐一建立。

　　考勤设置直接影响将来的考勤统计结果。

　　假类设置页面：假类设置主要将规定的全辖各种假类进行规定，比如事假、病假、探亲假、婚假等等。建立假类的主要目的是为了便于以后的考勤统计分类。

　　节假日设置页面：节假日主要定义***法定节假日和行内定义假日。

　　保险行业大部分员工都是固定上班时间，也有部分人员是属于多班轮休制度。系统初始化时，由河南对全辖各上下班时间以及对应的各种班次进行统一维护。、地州中心支公司、县营销网点都可以利用班次信息对所属员工进行实际排班。

　　时间段设置页面：建立辖属员工所有合法的上班下班时间段的定义。

　　班次建立页面：建立班次，班次是由一个或多个时间段按照一定的循环周期循环而成。比如时间段一的定义是：08:30—17:30，每周上五天休两天。那么可以建立这样的班次，循环周期单位是‘周’，星期一到星期五选择时间段一，星期六、日不选择，那么系统会以日历列表格式显示每周的工作时间段。

　　以‘周’为单位循环的班次，***终进行员工排班时，上下班时间段按实际日历中的星期对齐。比如星期一就对齐日历中的星期一。

　　以‘月’为单位循环的班次，***终进行员工排班时，上下班时间段按实际日历中的每月的日对齐。比如12日就对齐日历中的12日。

　　以‘天’为单位循环的班次，***终进行员工排班时，上下班时间段按实际日历中的天对齐，并不关心日历中的日和星期。

　　1周和7天实际上是不一样的，同样1月和31天实际上也是不一样的。

　　2.1.4员工排班：班次由统一维护完成后，、地州中心支公司、县营销网点根据具体员工的上下班班次进行员工排班，以便后期考勤统计。具体功能页面如下。

　　1、选择相应需要进行排班的人员，选择相应的班次，选择排班的时间起止界限，进行手动排班。排班的依据是各分支机构在一定时间起止界限内上下班的安排表，由各分支机构上报人力资源部门或者自行处理。

　　2、临时排班。当员工已经按事先安排的计划进行了排班，由于些原因需要临时调整修改上下班时间，那么可以通过临时排班对一日或多日进行重新时间段设置。

　　2.1.5考勤机管理

　　各考勤机基本信息建立。按照实际安装地点，手工输入各考勤机管理信息。比如考勤机编号、考勤机通信参数、考勤机所属机构等信息。

　　考勤机安装完毕要对考勤机进行初始化工作，初始化工作主要包括考勤机序列号初始化和考勤机员工信息初始化。考勤机管理采用人工方式进行，不采用自动管理方法。

　　考勤机管理主要包括功能：1、考勤机初始化;2、考勤机员工初始化。

　　2.2采集指纹

　　如4.1.2节描述，员工采集指纹主要有两种途径。为了保证考勤管理的公正性，建议尽量采用光学指纹采集仪集中采集指纹方案。

　　2.2.1指纹采集仪采集指纹

　　采集指纹页面：通过光学指纹采集仪采集指纹后，必须手工通过节描述的连接考勤机模块将员工的指纹下载到考勤机中以便使用。

　　2.2.2分配密码：个别员工指纹确实不能使用，可以针对这类员工采用密码考勤方式，登录WEB考勤系统，通过员工管理模块可以修改设置具体员工密码。密码设置成功后，必须手工通过4.2.4节描述的连接考勤机模块将员工的密码下载到考勤机中以便使用。

　　2.2.3考勤机采集指纹：通过考勤机采集指纹的方法，参考《考勤机使用说明书》。通过考勤机采集指纹成功后，必须通过4.2.4节描述的连接考勤机模块将员工指纹信息保存到数据库中以便分布使用。

　　2.2.4连接考勤机：通过4.1.5节描述，操作具体考勤机，通过WEB考勤系统对各考勤机进行管理。

　　连接考勤机页面：考勤机连接成功后，可以将数据库中的员工信息下载到考勤机内，以便员工可以在考勤机上考勤。也可以将考勤机中的员工指纹信息更新到数据库中。

　　2.3日常考勤管理

　　全辖机构表建立、在岗人员基本信息以及指纹信息建立、考勤设置、员工排班、考勤机初始化等工作完成后，日常操作只需要进行一些基本操作即可。

　　企业全辖指纹考勤系统采用B/S架构设计，所有被允许访问的操作员都可以登录河南新交际系统进行考勤管理和查询。

　　日常考勤管理主要包括：补签处理、出差请假、报表生成等功能模块。

　　2.3.1补签处理：当由于些***殊原因而导致员工无法进行指纹考勤时，人力资源部门或者管理部门可以通过该模块进行员工手动签到或签退登记。比如，下班时忘记指纹考勤，为了在以后的统计中不出现有争议的结果，由人力资源或者管理部门进行确认后，可以进行手动补加登记。

　　2.3.2出差请假：当员工由于出差或请假而无法进行指纹考勤时，人力资源部门或者管理部门可以通过该模块进行员工的出差请假登记。比如，员工出差，为了在以后的统计中不出现有争议的结果，由人力资源或者管理部门进行确认后，可以进行手动出差登记。

　　2.3.3报表生成

　　考勤的***终结果。考勤报表是按照预先设定的考勤规则、员工班次等信息结合实际指纹考勤记录，而形成的一种统计形式的报表。

　　报表主要包括：原始(实际)考勤记录表、每日考勤明细表、每月考勤汇总表、每月出差请假表。

　　原始记录主要反应实时考勤记录，是没有经过任何处理和统计的考勤记录，是真正实际考勤时间的准确反应。可以利用原始考勤记录手工进行考勤统计。

　　每日考勤明细是利用各种考勤规则对原始考勤记录进行统计的结果。按照每个员工实际的统计日历表形成的初步统计结果。

　　汇总报表是指在一定时间段内，依据考勤设置、人员排班等规则进行的汇总统计结果。

　　2.4系统维护：系统维护主要功能模块包括：角色管理、操作员管理。

　　角色实际上是一种操作主页面以及各功能模块的权限分配关系。针对考勤系统提供的八个主要模块进行操作权限定义。

　　操作员管理是指维护允许登录的操作员登录名和密码。操作员和相应的角色连接，这样操作员登录后具备不同的权限。比如，指定一个操作员属于考勤查看角色，那么该操作员登录系统后，只具备一些查看权限。

　　3 考勤机简介

　　企业全辖指纹考勤管理系统采用的考勤机由杭州中正提供。采用的考勤机型号为：MX531指纹考勤机。